片づけに判断は必要ないのがベスト?!共有して元通りにさせる仕組みづくり

2019年8月28日




毎回ものがどこに行ったか分からなくなったら何が悪い!

根がずぼらなもので、使った道具が見つからず、毎回探した挙句、購入してその後すぐ見つかるを繰り返しています。
ハサミや爪切りがどんどん増えていきますね。

でも、これは使った後に戻すような仕組みがないからこそ起こることです。
どうやったらそのような仕組みを作れるのか見ていきましょう。

「共有化」がキーワード

ある日のオフィス

dummy

あれー?セロハンテープがないなぁ・・・

dummy

どうしたんですか?

dummy

いやぁ、セロハンテープを使いたいんだけど見当たらないんだよね

dummy

どこに行ってしまったんでしょう・・・

dummy

使ったらここに戻すルールなんだけど・・・

dummy

はっ?!

dummy

どうしたの?

dummy

いえ、心当たりがありますのでそこをあたってみます。

dummy

心当たり・・・?

~5分後~

dummy

はい・・・セロハンテープ。いてて・・・。

dummy

ありがとう。でも、使ったらここに戻すルールよ。
ちゃんと戻しておいてね(いてて?)

dummy

そうだっけ?いつからそんなルールが・・・。
あっ、俺に対する嫌がらせ・・・?!

dummy

入社した当時からあるルールでしょ!

dummy

(本当にダメな先輩・・・)

共有化の重要性

効率の良い片づけをするには共有化が重要になってきます。

・ルールの共有化
・物の共有化

ひとつづつ見ていきましょう。

ルールの共有化

上のセロハンテープの例では「元の位置に戻す」ルールが共有されていなかったために、本来あるべきところにセロハンテープが戻ってきませんでした。

せっかく効率よくするルールがあるのに、それが周知徹底されていないと、くいちがいや、効率が下がってしまいます。

周りの人は自分の独自のルールを持っているので新しいルールを導入する際には理解してもらう必要があります。
自分は効率的なルールだと思っていても、それを押し付けだと思われてしまっては反発を招いてしまうからです。

ルールを共有化すること、例えば、「使い終わったら元の場所に戻す」というルールを組み込んでおけば、みんながその通りに行動するので、使ったものが元の位置に戻ってくる仕組みの出来上がりです。

共有化のためには以下のようなポイントを設けます。

・一目でわかるようなルール
・簡単に理解できるようなルール

一目でわかるようなルールにする

一目でわかるようなルールは、言葉で言ってもらわなくても直観的に理解できるルールです。

玄関に傘立てがあれば、「ここに傘を置くんだな」と分かりますし、下駄箱があれば「ここに靴を入れるんだな」ということが分かります。

これらは説明を受けなくても、事柄を結び付けて理解していますよね。

傘立て = 傘をいれる
下駄箱 = 靴を入れる

経験則によるところもありますが、頭の中で紐づいていると簡単に理解できます。

ルールが浸透していれば応用にも対処できるもの。
例えば、玄関に傘立てではなくて、大きなツボがあるお店なんかがあります。
これも実は傘立ての代わりです。スチールの普通の傘立てでは雰囲気が出ないような和のお店でよく見かけますね。

傘立てだと気づかれないかもしれない、という心配があれば、お店の傘を一本入れておけば理解してもらえます。

セロハンテープならば、「使い終わったら所定の位置に戻す」というラベルを貼っておけば、「戻さなくては」と考えます。
ここで大事なのは、ルールに従って行動しているので、判断力は使っていないという点ですね。

dummy

人づてに借りてきたけど、どこに返せばいいんだったかなぁ

という状況になった時は、頭を使って

・どこに返すのか
・いつ返すのか

を判断することになります。
判断を繰り返していると煩わしいと感じてストレスになってきます。
このような細かいストレスをためないようにルール作りをするのです。

簡単に理解できるようなルール

簡単に理解できる、とは説明を長々としなくても分かってもらえるようにすることです。

説明文が何行にもわたって書いてあるようなものだと、中身は素晴らしいことが書いてあっても読まない人がいるかもしれません。
理想は「初めて見た人でもわかる」です。

わからないところがあると、理解する努力をする前に、諦めてしまう人が多数いるということは事実としてあります。

以下の3点に直面すると、回避策として「諦める」を選択する人は多いです。

・めんどうくさい
・難しい
・判断が付かない

そうならないために、簡単にした理解できるルールを作成します。
前回書いたようにビジュアル化に努めると、わかりやすくなっていいですね。

共有化することで改善案が生まれる

ルールを共有するという事は複数の人の試行にさらされるということになります。

ルールに沿って、同じ行動が繰り返されます。
そうするとある時、

dummy

あれっ、これってこうしたほうがもっと効率いいんじゃないか?

と気づく人が現れます。
そうすると、ルールを改善してもっといいルールに作り替えていくことが出来ます。

ルールを共有していない状態だと、改善に気づいた人は、その人が改善するだけで他の人はもとのやり方でやり続けて、全体の効率はそんなに上がらないことになります。

試行錯誤を各個人でやっている状態だと全体としてのレベルアップが遅くなります。

ルールの共有化で全体の作業効率アップを目指しましょう。

道具も共有化する

作業道具で必要ないものをいつまでも机に置いておくと、スぺースを圧迫して、作業効率も下がりますし、圧迫感から気分もよくありません。

必要でないもので、みんなが使うようなものは共有して使います。

dummy

でも、使いたい時に使えないようなことが起きたら逆に効率が落ちるんじゃないの?

と思うかもしれませんね。

ただ、その仕事しかすることがない、というような状況はほとんど起きないはずです。
必要な道具がない場合は、他の仕事をするという選択肢もあります。

仕事の順番の組み立てをして作業を進めることが身についていきます。

ただ、そういう発想が生まれない人もいます。

dummy

先輩、何やっているんですか?

dummy

セロハンテープを使いたいんだけどなかなか返ってこなくて、待ってるところ

dummy

あー、他の部署に貸したから戻ってくるの結構かかるかもしれませんよ?

dummy

あっ、そうなの?2時間も待っちゃった・・・てへぺろ

dummy

(ほかのことやればいいのに・・・)

こういった方には、仕事の進め方の指導も必要になってくるかもしれません。

とはいえ、いつまでも戻ってこないのかが分からないと不便というなら、共有するモノの数を増やすか、現在の所在地が分かるような仕組みを組み込めば大丈夫です。

貸し出しノートを作るか、構成人数が少ないなら名札を入れておくようにすれば、その人の所に行けばものがある訳ですから。
不具合が出たら、少しずつ修正していきましょう。

どこまでが共有スペースか

自分の席があり、自分に割り当てられたPCがあると、そこはもう自分の個人スペースのように感じてしまいますが、会社の中にある以上は、自分のPCも共有スペースの一部なのです。

そのために、自分以外の人が操作した時も、スムーズに探し物ができるようにしておいた方がよいでしょう。
PCの中の整理方法は以前の記事にありますのでこちらもよろしてけば見てみてくださいね。

まとめ

モノとルールの共有化で効率が上がります。

そのためには、わかりやすく、実行しやすいルールにすることが必要です。

想像してもらうとわかりますが、めんどうなことを「明日から実行してください」と言われたらうんざりしてしまいますよね。

やりたくないという気持ちを避けるためにも、誰にでもわかって理解できるルール作りが望ましいのです。