片づけを維持・定着させるためには何をしたらいいの?リーダーの選出と定期チェックがカギ!

2019年8月28日





人の上に立ったことがなかったら何が悪い!

いやぁ、この歳にして人に使われることばかりです。

片づけの共有化もして、片づけの場所も決めて、しっかり取り組んだのに、気が付くとまた乱雑になってしまっている…。

乱れてくるとまた対策を考えるけれど、結局うやむやになってしまってルールが意味をなさない。
そんなことはありませんか?

せっかく作ったルールも定着しなければ効果を発揮することが出来ません。
ルールを定着・維持させるにはどんなことに気をつけたらいいのか見ていきましょう。

片づけを定着させるために

ルールを作った後は、みんなが同じように行動してルールを守っているかと思います。
しかし、それだけではうまくいかないこともあるのです。

とある日のオフィス

dummy

先輩、デジカメを貸してください。

dummy

えっ、デジカメ?デジカメなんて持ってないけど・・・。
写ルンですならあるけど・・いる?

dummy

いえ、貸し出し帳の最後に借りた人が先輩の名前になっているんです。
早く出してください。

dummy

部のデジカメならちゃんと返して元に戻しておいたよ。もう一回探してみたら?

dummy

さんざん探してないから聞きに来たんです!

dummy

俺はちゃんと戻したからその後の事なんて知らないよ・・・

dummy

そうですか・・・。すみません責めるような言い方して・・・私はてっきりいt

dummy

いいよ、一緒に探そうか?(てっきり?)

dummy

ありがとうございます

dummy

どうしたの?もめごと?仲良くせなあかんよ

dummy

いえ、違うんです、私の勘違いで・・・

dummy

そう、あ、これ、ありがとう

dummy

ん?俺に?

dummy

うん、デジカメ。この前借りたやつ

dummy

あっ、それ・・・!どうしたんですか?なぜ先輩が・・・

dummy

これ?彼から借りたの。ちょっと急いでて。

dummy

そ、そうだっけ?

dummy

『貸し出し帳には俺が書いておくから』って言ってくれて。助かったわー。あ、使う?

dummy

はい・・・。

dummy

・・・・

dummy

(まったくもってダメな先輩・・・)

リーダーを立てる

誰もかれもが特に権限を持たない対等な関係だと、反発を招くことがあります。

特に改善要求をしたり、モノのチェックであれこれ言ったりすると、「口うるさいなぁ」と思われて雰囲気が悪くなることってありますよね。
より良くしようとしただけなのに聞き入れてくれない人は一定数います。

そこで、片づけのリーダーを任命し、また上役などの権限のある人からそのことを伝えてもらいます。
そうすることで、リーダーであるという事を認知させることが出来ます。

リーダーには「責任」と「権限」を持たせることで積極的に取り組んでもらう狙いがあります。

・立場を明確にして反発を生まないようにする
・リーダーには「責任」と「権限」で能動的に取り組んでもらう

なるべく例外を作らない

片づけに取り組む際には、全員参加を基本とします。

よくあるのが、「締め切りが近いので参加できません」という話。

仕事のための片づけなのですから、優先順位はもちろん仕事のほうにあります。
しかし、事前に片づけの予定を入れられていたのであれば、その時間を作るように仕事をやりくりするのも仕事の一部です。

また、その理由で不参加がOKとなれば他に優先する事項があれば参加しなくてもよいという認識にもつながり、参加意識が薄れることでしょう。

これは、参加しなかった当人だけでなく、それを見た周りの人もやる気が下がっていきます。
本当に切羽詰まって、「これを落としたら取引停止になる」くらいでしたら仕方がありませんが極力全員参加させましょう。

・例外は作らない
・例外があると士気の低下につながる

行動することで自分の問題として考えさせる

片づけをしている時に手を動かしていると、自分も関わっていると思うようになります。

上の例のように「仕事があるから参加しない」としていると、周りは片づけをしていて自分はそれを傍観しているということになり、どこかしら「他人事」のように思えてしまいます。

そうではなく、参加して行動することで自分の問題として片づけをやろうという認識が生まれます。

加えて、全員で片づけをしていると連帯感や団結力、一体感も作って行き事が出来、チームとしてのまとまりも出来上がっていきます。

・全員参加をすることでチームとしての一体感を作ることが出来る
・当事者意識を持たせることが出来る

定期的に活動を行う

しくみづくりや片づけを行ったとしても、時間が経てば新しいモノは増えますし、乱れが発生してきます。

定期的に対処することで不便なところを発見することが出来ますし、不要なごみも捨てることが出来ます。

定期的というもののスパンはそれぞれ会社の規模によって異なると思いますが、大きな休みの前などはチェックするのにいい時期です。
片づけをして気持ちよく休みに入ることが出来ます。

定期の例
・曜日を設定して定期チェック
・大型の休みの前
・当番制にして、それぞれが一定期間ごとに活動を行うようにする

できているかのチェックを行う

片づけをする際に重要なのは、基準値の統一です。

掃除と一言で言っても、「掃除機をかけたら終わり」という人と「掃除機をかけて雑巾がけをしたら終わり」と基準が異なる人がいます。

そうなると、片方の人から見たら「やりすぎ」となるし、もう片方の人からしたら「ちゃんとやってない」と見えてしまいます。

基準を明確にして、その基準をクリアしているかをチェックします。
基準はより具体的に誰にでもわかるようなものにします。

「雑巾がけをする」ではなくて、「応接室の机、キャビネット、ロッカー、各自の机、パソコン、モニターの雑巾がけ」としておけば、最低限、この指示した箇所は掃除してくれるでしょう。

具体性がないと、ここの判断にゆだねることになりますので、差が出てきてしまいます。

また、このチェック項目はリストにしておくと、いいですね。

・チェックの基準値を設ける
・基準値は具体的な表現にしてわかりやすくする

チェックを定期的に行う

上の「定期的に活動を行う」と混同してしまうかもしれませんが、上の片づけの活動の事で、今回のはチェック活動の事です。
チェックリストを使用して、適切に片づけの活動ができているか確認することで、改善点を発見したり、できていなかったとしたらなぜできなかったのかという原因究明にも役立ちます。

また、チェックされることが分かっていれば、片づけ作業に手は抜けません。
手を抜いて、粗が見つかったらやり直さなければなりませんし、評価も下がってしまうでしょう。
そういった緊張感を与えることもチェックをやることの意味の中に含まれています。

・チェックすることで不備を早期発見
・片づけ作業に緊張感を持たせる

まとめ

片づけを効率よく行うために色々見てきましたがいかがでしたでしょうか。

・いるものと要らないものに分けて捨てる

・とっておいたものを、時期ごとにチェックしていらないものは捨てる

・ルールを作成して「頭で判断する機会」を減らす

・ルールを作成して必要ないモノがたまらない仕組みを作る

・定期的に片づけ作業をする

・定期的に活動のチェックをする

ざっくりとした流れです。

これをもとにまずは簡単なルール作りから始めてみて、少しずつブラッシュアップするような感じで進めていけばいいかなと思います。

片づけをして作業効率を上げていきましょう!