抱えている仕事が多すぎる人に伝えたい、相手に不快感を与えずに仕事を断るコツ

2019年9月10日





そもそも仕事を振られなかったら何が悪い!

できる人は、仕事を一身に受けているイメージですが、みなさんいかがでしょうか。

仕事が終わっていないのに追加の仕事を頼まれる。断ったら角が立ちそうなのでそのまま受け入れる。
そんなことはありませんか?

相手に不快感を与えずにこちらの主張を伝える「主張的反応」というテクニックがあるのでご紹介いたします。

主張的反応

主張的反応とはどういったことを指すのでしょうか。みていきましょう。

とある日のオフィス

dummy

先輩、お忙しいですか?ちょっと頼みたいことがあるのですが・・・

dummy

忙しいので無理です

dummy

全然忙しくなさそうに見えるのですが・・・

dummy

いやぁ、アイデア出しでこのアニメをね、一応全部見ないといけないんですよ。だから、また別の機会に

dummy

・・・。わかりました。

別の席にて。

dummy

先輩、お忙しいですか?ちょっと頼みたいことがあるのですが・・・

dummy

たいへんなの・・・?いいよ。

dummy

(うっ、先輩疲れてる・・・。きっといろんな人から頼られてそれ引き受けちゃってるんだ・・・)

・・・。あ、大丈夫です。やっぱり自分でやりますから。ありがとうございます。

dummy

そう?無理しないでね

dummy

(先輩が無理しすぎですよ)

相手に対する返し方は3種類

コミュニケーションの中で相手に対する返し方は3種類あります。

・攻撃的主張
・非主張的反応
・主張的反応

ひとつずつ見ていきましょう。

攻撃的主張

攻撃的主張は、「自分の正当性」を主張して、相手の意見を拒んだり、否定したりするような反応です。
冒頭でのやり取りでは以下のものが攻撃的主張です。

dummy

いやぁ、アイデア出しでこのアニメをね、一応全部見ないといけないんですよ。だから、また別の機会に

アイデア出しのために資料(アニメ)を見ないといけない
(自己の正当性の主張)

手伝いはできない
(拒否)

この方法だと、主張がはっきりと伝えられてよい反面、相手の意見を聞かない拒否感が大きく出てしまいます。

相手からすると「やりたくないんだな」という感覚だけが残ってしまい、それが後々の関係にも影響を与えてしまいます。

非主張的反応

自分の意見を主張せず、常に受け身の状態で相手を受け入れる反応です。
相手を受け入れますが、その裏では「本当は受けたくない」などの気持ちを押し殺して、受け入れたりしています。
冒頭でのやり取りはこれですね。

dummy

たいへんなの・・・?いいよ。

相手の事を考えて受け入れていますが、そのために自分の中でストレスやもやもやした感情がたまっていきます。
ストレスがたまるという事は、体調にも影響を及ぼすことになり、体調不良で休むことにもつながります。

主張的反応

自分の都合を主張しつつ、相手の都合も尊重する方法で、角が立ちません。
冒頭のやり取りの中にはありませんでしたが、やり取りの中に入れるとしたらこうですね。

dummy

うーん、今ちょっと手がいっぱいで、定時内にはお手伝いできないけれど、定時後でよかったら手伝えるけど、それでもいいかな?

相手への配慮もしつつ、それによって自分の事をないがしろにしたりしない態度です。
以下の二つの事を実現しています。

・相手を手伝いますよという配慮
・でも、今は自分はこういう状況なんですよと伝えて理解を求める態度

これにより、余計な波風を立てずに依頼を断ることが出来ます。

主張的反応を行う際に気を付ける事

手段として紹介しましたが、単にそのようなそぶりを見せるだけではうまくいかないことがあります。

ウソをつかない

断るための理由として、ウソを言ってはいけません。
手伝う気持ちはあるけれど、事情があって手伝えないという事を伝えることが大事です。

ウソがばれた場合には信用がなくなってしまいます。

伝え方に気を付ける

忙しいからと言って対応を雑にしていると、相手にとって悪印象を与えかねません。

dummy

あー、忙しいんで今ムリっす

という言い方をされたらなんとなくムッとしてしまいます。

dummy

今たてこんでいてお手伝いできないのですが、すみません

自分の状況と、手伝えない申し訳なさ(自分の気持ち)などを伝えると空いても納得してくれます。

相手とは対等に接する

相手に対して必要以上に高圧的になったり、卑屈になったりしないという事です。
依頼に来るのは上司だったり、後輩だったり、色々あると思いますが、相手によって態度を変えていたら、よくありません。

相手は同じ職場や環境にいる相手なので、対人関係的には対等な立場です。
(社内的な立場としては対等でないことがありますが)

自分の判断で自分の感情を伝える

周りがそうしているからとか、周囲をおもんぱかっての行動では、真意が伝わらないことがあります。
自分はこのように感じ、そして、こういった理由で今は手伝うのは難しいと伝えると空いても納得してくれます。
してくれない場合もあります。

自分の態度を振り返る

主張的反応を中心に話してきましたが、ここまで聞いて自分はどの傾向が強かっただろうと思ったりしましたか?

自分が手伝えない理由を主張しすぎたり、言われるがままに受け入れていたりと、思い当たることはあるかもしれません。

もし自分がどういった行動をとるかという傾向が見えてきたら、改善の手口が見えてくるかもしれません。

ぼくは、自分の立場を強弁することが出来ないので、とりあえず受け入れて、本当に無理そうなら状況を説明することが多いです。

自分の仕事が終わってから、その人の所に行って「さっきの仕事どう?」とか聞いてみることが多いですね。

手伝えればなんかうれしいですが、「あ、もう大丈夫」とかいうと安心すると同時に役に立てなかったなと思ってちょっとへこんだりします。

まとめ

なんだかんだ言いましたが、以下の通りですね。

・仕事を断る時は、相手を尊重し、自分も尊重する。
・ウソをつかない
・代案を出す(あとで手伝うなど)
・外的要因(ほかに仕事がある、出かけていて都合が悪いなど)を説明する。

自分の都合を説明しない場合は、ストレスがたまりやすくなり、精神的に健全な状態を保てなくなる場合があります。
また、何も言わないことが続くと「何でも引き受けてくれる人認定」をされてしまって、過度に仕事が割り振られる可能性もあります。

自分の意見をいう事で「自分の気持ちを表現できる人」と周囲に認識されますので、きちんと言ってみましょう。

余り高圧的になると「攻撃的主張」になるのでお気を付けください。