データ整理がヘタで、必要なデータが見つからなかったり、探すのにものすごく時間がかかってしまうんだけど、データ管理をパパッとする方法ってないかなぁ。
パソコンで作業をするうえで避けて通れないのが、データ管理ですね。
データがどこにあるのかはデータが少ないうちはすぐにわかるのですが、膨大な量になってくると探すのに手間がかかってしまいます。
また、必要なデータを紛失してしまう可能性も出てきますよね。
この記事では、効率の良いデータ保存の階層構造を解説しています。
データの保存場所がたくさんあって混乱するという人に役立てていただければと思います。
Contents
効率の良いフォルダ構成
データは３階層以内にまとめる
データ整理が苦手な人はまずはデータを３階層以内で見つけられるようにしましょう。
３階層ってどういうこと？
上の画像のように構成します。
メインは案件ですが、その下に「会社名」→「書類名」→「年月日」のフォルダに分かれています。
「会社名」 → １階層目
「書類名」 → ２階層目
「年月日」 → ３階層目
となります。
「年月日」の下に「●●様」といったようなフォルダを作るとそれは４階層目になります。
どうして３階層以内にしたほうがいいの？
３階層以内でまとめるというのには２つの意味があります。
・人は3つまでなら覚えていやすい
・「いつ」「だれに」「何を」という要素を3階層で表現できる
人は、３つ以内の事なら記憶しやすいと言われています。
なので、欲しいデータを3つの要素に分けておけば、把握しやすく、保存場所もすぐに思いつくことが出来ます。
「会社A」に「2020年1月」に送った「企画書」
というように把握しておけば、要素が3つで覚えやすいと思いませんか。
「会社A」の「Bさん」に「2020年1月」の「25日」に送った「企画書」の「修正データ」
としてしまうと、要素が6つになりますので、覚えづらいです。
厄介なのは、作成したその時は当たり前ですが記憶が鮮明なので覚えていられると勘違いしてしまいますが、あとになって探してみると、あれ？24日だっけ？25日だっけ？というような細かいところで間違ったりするはず。
なので、できるだけ３要素→３階層以内にまとめるのがいいんですね。
また、階層を使って「いつ」「だれに」「何を」を表現することが出来るので、階層をたどる時に目的のものが見つかりやすくなります。
先ほど表示した階層構造ですが、言い換えるとこのようになります。
「会社」 → 誰に
「企画書」 → 何を
「2020年1月」 → いつ
「会社A」に「2020年1月」に送った「企画書」だとしたら、この要素のフォルダをたどっていけば、目的のものを見つけられるので楽ですね。
数が多いものが下の階層に来るようにする
私は、お客さんが多くて、作る資料は見積書とか請求書が多いんですけど…。
私の方はお客さんは少ないけど提案する資料が多かったりするわね。
それから製品の仕様書とか、デザインのデータとか、もらった資料とか。資料の種類が多いっていうのかしら？
というように、人が扱っているデータは仕事によって違います。
この時に、両方に同じ構成のフォルダを作成すると、うまくいかないことがあります。
なので、自分に合ったフォルダ構成を考えるようにしましょう。
資料が少ない場合は資料を上層にもってきて、会社名を下の層に持ってきます。会社名がない → その会社に対する資料はないとすぐに判断できます。
顧客は少ないけれど、顧客あたりの資料が多いという場合は、顧客を上層にもってきてその下に使う資料を展開したほうが探しやすくなります。
データ探しで一番のロスは探したけれど見当たらないという事につきます。
なので、探す必要のないところ、探してもそこにある可能性が低いフォルダーを極力排除するようにするために、階層構造を使っています。
例えばわかるちゃんが
２月に作った見積書、どこの会社のものだったっけ・・・？
と資料の場所を忘れてしまった場合の思考を見ていきましょう。
まず「見積書」というフォルダを探しに行きます。
他のフォルダには、入っている可能性が低いからですね。
その次にD社を確認すると２月のフォルダがないので、D社ではないというあたりを付けることが出来ます。
この時点でD社の可能性を捨て、他の会社の資料を探しに行けますね。
逆に上位層の数が多いと、探すべき場所も多くなってしまいます。
探す → ない
のループを繰り返すと、そのうち
あれ？どこまで探したんでしたっけ・・・？
と、混乱してきてしまう事もあるので、わかりやすいフォルダ構成を心がけましょう。
四階層以上になった場合は、ショートカットで入り口を作る
んー、三階層以内といわれても、整理すべきデータがたくさんあって、どうしてもフォルダが深くなっていっちゃうのよね…。
そうですね。
データの取り違えが命取りというような職場の場合（どこも命取りになるとは思いますが）、フォルダを細かく作って、ミスがないようにしていることが多いですね。
ただ、フォルダ構成が深くなると目的のフォルダにアクセスするまでにダブルクリックを8回とかそんな状況になってしまいます。
実際、同僚でそんな人がいましたけど…。
そんな時は、階層構造はそのままにしておいて、ショートカットを作っておくのが便利です。
こんな構成があったとします。
深いですね。
そこで、よくアクセスするフォルダのひとつ上のフォルダのショートカットを作成し、アクセスできるようにします。
こんな感じで。
アクセスの一歩目を下層にすることで、クリック数を減らしてアクセスしやすくします。
マウスでクリックしてフォルダを開く動作は２～５秒くらいかかりますからね。
クリック回数を減らすことは、チリツモで、トータルで大幅な時間の削減になりますし、何より作業のめんどうくささが減ります。
深いフォルダにアクセスして、目当ての物がなかったときは、すんごい脱力しちゃうので。
また、ショートカットが必要なくなったら、削除すればデスクトップがごちゃごちゃしてきません。
ショートカットを作ったり削除したりするのはそれほど手間ではないので、ぜひ有効活用しましょう。
カテゴリに分けられないものは「一時保存」としてフォルダを作っておく
アイデア出しの資料で、今週と来週は参考にしたい資料があるんだけど、そのあとは必要じゃなくなるかも…。
こう言った資料も保存しておいた方がいいのかな
どこに分類したらいいのかわからない資料って時々ありますよね。
その時は必要だけど、後々まで取っておく必要があるのかどうかわからない場合。
そんな資料は一時保存のフォルダーを作ってしまっておきましょう。
一時保存のフォルダーは定期的にチェックをして、必要なら改めてデータを保存。
必要ないなら削除しましょう。
どうして定期的にチェックをするのかしら？
資料にも鮮度があります。
その時は必要だったけれど、あとになるともういらないというデータですね。
1週間、１か月後に資料を見返してみると「これはもう使わないな」といったデータが必ず出てきます。
その時にきちんと削除できるかどうかで、データの整理の度合いが変わってきますし、パソコンのハードディスクの圧迫具合も違う事でしょう。
時間をおいてからデータをチェックすることで、「いる」「いらない」の基準がはっきりしてきます。
めんどうでなければ、一時保存フォルダの中にも、3か月分を月ごとに分けておくと、あとでいるいらないを判断する時に、便利です。
どうして３か月分だけなんだ？
はい、むやみに「これは一時保存に入れておこう」としてしまうと、ただのデータの避難場所になってしまいます。
期限を切ることでよりいらないものと必要なものを分けることが出来ます。
3ヶ月経っても必要だと思える資料は本当に必要な資料なので、一時保存フォルダではなく、アクセスしやすいフォルダに整理しておきましょう。
とは言っても、三ヶ月でも判断がつかないものもありますので、そこは臨機応変で。
ポイントとしては、時間をおいてからデータを見てみると必要かそうでないかがはっきりしてくるという事を覚えておきましょう。
重要なデータは「重要書類」として分けておく
紛失したら絶対に怒られちゃうようなデータはどうしたらいいんでしょうか…。
そういった重要な書類は「重要書類」フォルダを作って管理しておくと便利です。
重要書類フォルダーをまるごと別ハードディスクやUSBメモリに保存しておけば、いざという時にすぐに復旧できます。
今回は重要書類という名前にしましたが、そこに行けば必ず見つかる、というようなフォルダを作って管理しておくといいですね。
おわりに
ファイルを探している時間は、実は仕事をしているようでいて、仕事をするうえでは無駄な時間になります。
これを極力排除して効率よく仕事や作業を進めたいものです。
今回は以上です。
お疲れ様でした！
関連リンク
https://around40-dt-tokamachip.info/2020/11/21/post-13364/