wordを使ってマニュアルとか作ると、分量が膨大になって、目的のページを探すのが面倒なんだよな…。
目次を作ってそのページに飛ぶこととかできないのかね…？
むふー。ありますよ！そんな機能
や、やる気でてるわね・・・。
というわけで、今回はwordで目次を作って、クリックするとそのページに飛ぶようにしたいと思います。
Contents
作業の流れ
目次を作るには以下の作業の流れになります。
内容を分類する（wordの機能ではない）
↓
内容ごとに見出しをつける
↓
目次を作成（更新）する
内容を分類するってところが、よくわからないんだけれど…
使いやすい資料にするためには、項目が一定のルールで仕分けされていたほうがいいんですよ。
そうすると探したい情報を見つけやすくなるんです
でもそれって難しくないのかしら・・・
マリさんでもできるような簡単なやり方がありますので、安心してください
なんか言い方が引っかかるわね…
内容の分類方法も簡単に解説していきます。
内容の分類方法
こちらの解説は、wordの機能ではないので、分類方法が分かっている方は次の項目に飛んでいただいて大丈夫です！
じゃあ、分類ってことを具体的に説明するために鬼滅の刃を例にしてみたいと思います。
※大まかな考え方なので全ての例に当てはまらない場合があります。
これは露骨な人気取り！
余計なことは言わなくていいのよ
徐々に具体的にしていく
作品全体を指す言葉になっています。
でもこれじゃ、どういった作品なのか全くわからないんだけど！
そういう時に知りたいことや、解説してほしい事を考えます。
鬼滅の刃のストーリーが知りたいです。
じゃ、俺は鬼滅の刃のキャラクターが知りたいな
二人の発言を考慮すると、鬼滅の刃の中に、ストーリーと登場人物という要素があることが分かりますね。
実際にはほかにもありますが、ざっくりイメージでこんな感じです。
まだ全然何も見えてこないわね…
登場人物に注目してみましょう。
どういった登場人物が知りたいでしょうか。
やっぱり登場人物の主人公が知りたいよな。あと仲間も。主人公側のキャラクターっていうのかな？
名作は敵も魅力的なことが多いので、敵側のキャラクターも知りたいですね
その要素を追加するとこんな感じ。段々と具体的になってきました。
で、キャラクターの名前を当てはめていくとこうなります。
ストーリーの方もざっくりと入れてみました。
何となくまとまったけれど、毎回こんな感じになるのかな・・？
はい、実は話し言葉の中に分けるヒントがあります。
「の」でつなげている時は、無意識に分類している
キャラクターの話をしている時に
やっぱり登場人物の主人公が知りたいよな。あと仲間も。主人公側のキャラクターっていうのかな？
という言葉がありましたが、のでつなげている言葉は、無意識のうちに分類をしているのです。
鬼滅の刃の登場人物の主人公側の竈門炭治郎
こんな感じですね。
会話の時にこんなに長い表現を使ったりしないので、気が付かないかもしれませんが、こま切れで表現していることもあります。
鬼滅の刃のキャラクター
主人公側のキャラクター
主人公の竈門炭治郎
これをつなぎ合わせることで、分類することもできますね。
オリエンタルランドの運営しているディズニーランドのアトラクションのスプラッシュマウンテン
や
マクドナルドのセットのビッグマックセット
なんかもどこで分類することが出来るかわかるんじゃないでしょうか。
wordで見出しをつける
鬼滅の刃
あらすじ
浅草
鼓屋敷
那田蜘蛛山
超屋敷
以下続く
登場人物
我妻善逸
嘴平 伊之助
以下続く
十二鬼月
以下続く
上のように分類したとしますね。
これをwordで表現していきます。
十二鬼月はこれも一つの分類なんじゃねーの・・・？
気にせずに行きましょう。
見出しにレベルを設定する
word上に見出しを書き出したところです。
本来は、文章の頭に見出しをつけるので、見出しだけ書き出すことはありませんが、イメージとしてみてください。
レベルを設定したい見出しの行に入力カーソルを移動させます。
この時に文字全体を選択したりする必要はありません。
なので、カーソルは行の一番前においてもいいですし、行の中においても構いません。その行全体が見出しとして扱われるからです。
カーソルを移動したら、「参考資料」タブの中にある「テキストの追加」をクリックしてその中の「レベル１」をクリックします。
「ストーリー」と他の項目の間に行間が空いて、ストーリーの先頭には「・」が付きました。
これで、この見出しにレベル１が設定されたことになります。
レベル１って何かしら
レベル１
レベル２
レベルというのは、分類の位置関係を表しています。
数字が小さいほど上位の分類ということになります。
そして、そのレベルの中には自分より大きい数字のレベルしか含めることが出来ません。
レベル１
レベル２
レベル１の中にレベル２の項目があって、その下にレベル１の項目を含めることはできません。
もし、ぼくの説明がまずくて、よくわからないかったとしたら、今は見出しの上から順番に小さい数字のレベルを使っていくと覚えておきましょう。
このイメージを参考にすると、「ストーリー」と同じレベルの分類に「登場人物」もあるので、「登場人物」も「レベル１」にします。
これもさっきと同じ手順ですね。
まずは登場人物の見出しの行に入力カーソルを持っていき、「参考資料」タブの中にある「テキストの追加」をクリックして「レベル１」をクリックします。
これでストーリーと登場人物がレベル１に設定されました。
では次ですが、ストーリーの中には「あらすじ」と「本編」があります。これらはストーリーの中に含まれる見出しなので、レベル１（ストーリー）の次のレベル２（あらすじ・本編）の設定をします。
同様に登場人物の中には「主人公側」「敵側」とあるので、こちらもレベル２の設定をします。
これまでと同様に、見出しの所に入力カーソルを持っていき、「参考資料」タブの中にある「テキストの追加」をクリックして「レベル２」をクリックします。
これで「あらすじ」がレベル２の設定になりました。
他のレベル２の項目も設定しておきます。
設定の手順は省略しますね。
項目の関係がわかりづらい時はナビゲーションウィンドウを利用する
レベル２までの項目を設定した状態です。
えっと・・・言いにくいんですけど、レベル１とレベル２の見た目が変わらなくて関係性がなんだかよくわからないです！
そうですね、ぼくもそう思います。
そんな時は、ナビゲーションウィンドウを利用します。
「表示」タブをクリックしてその中にある「表示」をクリック。
「ナビゲーションウィンドウ」が表示されるので四角をクリックしてチェックを入れます。
すると左側に、見出しが表示されました。
「ストーリー」「登場人物」が表示され、その後に、１段下がって「あらすじ」「本編」、「主人公側」「敵側」と表示されています。
「ストーリー」の中に「あらすじ」「本編」が含まれていて、「登場人物」の中に「主人公側」「敵側」が含まれていることが分かると思います。
かなりわかりやすくなりました！
といったところで、残りの項目についてはレベル３の設定をします。
この手順については省略しますね。
はい、では残りの項目をレベル３に設定した状態です。
レベル2の時よりも項目が下がっていますね。
これで、項目の設定は終了です。
次は目次を挿入します。
目次の挿入
目次を自動で作成する手順を解説していきます。
目次の自動挿入
目次を入れたいところに入力カーソルを移動させます。
この例では「鬼滅の刃」の次の行にカーソルを置いています。
「参考資料」タブの中にある「目次」をクリックして、表示される「自動作成の目次１」をクリックします。
自動で目次が作成されます。すごい！
目次項目の間隔の自動調整
んー、でもちょっと目次の項目の間隔が広くないかしら・・・？
そうですね。目次の間隔も自動調整してもらいましょう。
作成された目次をクリックすると、目次全体が枠で囲まれます。
また、左上に「目次の更新…」の項目も表示されるので、選択されていることが分かりますよ。
この状態で、左上の目次をクリックします。
左上の「目次」をクリックして「ユーザー設定の目次…」をクリックします。
書式の項目から好きなタイプを選択します。
初期設定では「任意のスタイル」になっていると思いますので他のものを選択しましょう。
今回は「フォーマル」にしてみます。
「フォーマル」を選択してから「OK」をクリックします。
「この目次を置き換えますか？」の表示がでますが、「OK」をクリックします。
目次の行間が詰められて見やすい目次になりました。
この目次はCtrlキーを押しながらクリックすると、その項目の所まで飛んでくれるので、編集時には便利かと思います。
項目を修正しても目次はすぐに変更されない
項目に間違いがあって、文字を修正したいと思った時に、先に見出しの文字を修正します。
ここでは蝶屋敷としたかったのに超屋敷となってしまっていますね。
これは、作例じゃなくて十日町Pのマジ間違いなんだぜ！
という訳で見出しの文字を修正しました。
ところが、目次の方は自動では修正されません。
目次の更新を行わないと、見出しの文字修正が反映されないのです。
そこで目次の更新ボタンをクリックします。
「参考資料」タブの中の左上にある「目次の更新」でも構いませんし、目次をクリックしたときに表示される「目次の更新」のどちらでも大丈夫です。
「目次の更新」ウィンドウが表示されるので、「目次をすべて更新する」を選択して「OK」をクリックします。
これで目次が修正されました。
項目の修正 → 目次の更新
を忘れないようにしましょう。
項目の階層を増やすには
ちょっと気になったんだけど、レベルの設定の時にレベル３までしか項目がなかったけど、もっと細かく分けたい時はどうしたらいいんだ？
その時は目次の設定を変更します。
「目次」をクリックして「ユーザー設定の目次…」をクリックします。
これにより、レベル５まで項目が設定できるようになります。
この文字を置き換えますか？の表示が出るので「OK」をクリックします。
テキストの追加をクリックするとレベル５まで設定できるようになっています。
これで細かく分類できますね。
分類例です。
必要に応じて階層を増やしていきましょう。
別名保存でPDF化するとリンクが維持される
左上のファイルをクリックします。
「名前を付けて保存」をクリック。
保存したい場所を選択します。
ファイルの種類から「PDF」を選択して保存します。
wordで目次設定された文書をPDF化すると、PDF上で目次をクリックするとその項目に飛べるようになるので、分量の多い文書では探したい項目にすぐに飛べるので便利です。
もし、PDF化して他の人にデータを渡す場合は、使いやすいPDF文書になることでしょう。
おわりに
記事としては長めになりましたが、実際にやっていることは
見出しを作成する
見出しにレベル設定をする
目次の自動作成
だけです。
慣れてくれば、そんなに時間もかからずに目次を作成することが出来るので便利ですよ。
今回は以上です。
お疲れ様でした！
関連リンク
【word解説】初心者にもわかりやすく！押さえておきたいwordの使用方法
https://around40-dt-tokamachip.info/2018/09/06/post-11193/