無料ツールのTrelloを使ってタスク管理はお任せ!作業の抜け落ち防止や工程管理を簡単化!

2019年8月1日

作業に抜けがあったら何が悪い!

というわけで、作業管理ツールとして「Trello」をご紹介いたします。

個人で作業していると、やり忘れというものがありますよね。
チームで作業していると、連係ミスでやり忘れがあったりします。

作業を割り振り忘れていて、最終段階になって、だれも手を付けていないことが分かってしまう…。
その時のショックはかなりでかいです。

そんなことにならないように、ツールを使ってしっかりと作業を進めていきましょう。

Trelloの使い方

たくさん機能がありますが、今回は簡単なものだけ紹介します。

登録

Trello公式ホームページ

公式ホームページに移動すると、アカウントを作成ボタンがありますので、こちらをクリックします。


メールアドレスを入力すると

アカウントを作成ボタンがアクティブになりますので、クリックします。

?!また情報入力を求められますので、入力して「アカウントを作成」をクリックします。

ナヌッ?!って感じでIEはダメなようです。最初のアカウントの時に案内してほしいですね…。

入力したメールアドレスを確認すると、確認メールが来ていると思いますので、メールアドレスを確認ボタンをクリックします。


ここからはGoogle Chromeを使っています。
トップ画面に戻って「ログイン」ボタンをクリックします。


登録したメールアドレスとパスワードを入力して「ログイン」ボタンをクリックします。

ようこそ画面へと移行します。

「知りたい内容を選択…」をクリックすると、リストが現れますので、今回は「個人目標」にしました。

使用を開始するボタンが表示されるので、これをクリックして始めます。

Trelloを使用する


管理する作業全体の名前を付けます。赤枠の中に入力します。入力したら下の矢印をクリックします。
今回は「ブログ更新」としました。

次はブログ更新のためのやることを書きます。
「ネタ探し」「執筆」「SNS拡散」にしました。
後で追加もできます。

やることを達成するための具体的な方法を書きます。
今回は「ネタ探し」という事を達成するための作業として「インターネット」「関連書籍を読む」「外出してネタ探し」としました。
こちらも後で追加できます。

その作業をまたさらに細かく設定できます。
しらべるサイトを「婚活サイト」としておきました。これはもうネタではなくて、自分のためですね…(必死)

これで初期設定は完了です。
今回はこのような流れになりましたが、次からはホーム画面で簡単に作成できます。

ボード画面

カード配置の編集


作成したボードと作業リストが表示されました。

画面をドラッグすると、スクロールして新しい項目が表示されます。
作業のリストを追加したい時は「もう1つリストを追加」ボタンをクリックして追加していきます。

「休憩」と入れて「リストを追加」ボタンをクリックすると追加できます。

このようなリスト配置になりました。

リストはドラッグするとつかむことが出来、順番を並べ替えることが出来ます。
リストの並びは時系列を表していませんが、「執筆」と「SNS拡散」の間に「休憩」を持ってきました。休憩は大事ですよ。


「カードを追加」をクリックすると項目を増やしていけます。

もちろんこのカードもドラッグで移動させることが出来ます。

作業リスト間でのカード移動もできますよ。

カードの編集


カードをクリックします。

カードの編集画面が表示されます。

期限の設定

期限を設置してみたいので「期限」をクリックします。

カレンダーが表示されるので、締め切りの日をクリックします。
その後、下のほうにある、「保存」をクリックします。

期限が追加され、「まもなく締切」と、締め切りまであと少しの注意表示をしてくれます。

過ぎてしまうと「期限切れ」と表示され、何とも言えない気持ちになります。

チェックリストの作成


Checklistの「アイテムを追加」をクリックします。

必要なアイテムを入力し「追加」をクリックします。


アイテムが追加できました。

作業が終了したアイテムにチェックを入れると、全体の進行状況がパーセンテージで表示されます。
どのぐらい作業が進んだか、視覚的に見ることが出来るので便利ですね。

チームで共有する

個人で作業する人も多いかと思いますが、チームで分担して作業することもありますよね。

その場合は、このボードを共有して、作業の抜けをなくしたり、連係ミスを防ぐことが出来ます。

上部にある「+」をクリックして、「チームを作成する…」をクリックします。

チーム名と説明を入力して、「作成」をクリックします。

チーム画面になりました。

メンバーのタブをクリックすると、メールアドレスを入力できるようになりますので、メンバーに加えたい人にメールを送って招待します。

アドレスを入力後、「チームに招待する」が押せるようになります。


招待すると画面が少し変わり、メンバーのリストが表示されます。

新しくメンバーを追加する際は「チームメンバーを招待する」をクリックして招待します。


チームに先ほど作ったボードが共有されていません。
ボードの設定を変える必要があります。

左上の「ボードリスト」をクリックします。


先ほど作ったのは「ブログ更新」というボードでしたので、「ブログ更新」をクリックします。

ブログ更新のボードに戻ってきました。右上の「ボードメニューを表示」をクリックします。

「もっと見る」をクリックします。

「設定」をクリックします。

「チームを変更」をクリックします。

「パーソナルボード(チームなし)」をクリックするとチームのリストが表示されますのでこのボードを共有させたいチームを選択して

「変更」ボタンをクリックします。


そのあと、左上のボードリストからチーム(ブログ作成チーム)をクリックします。

チームのボードの中に、「ブログ更新」ボードが追加されましたね。

チームリーダーがリストを作って、それをチームメンバーに公開するという手法をとれば、チームの作業に一貫性が出るのではないでしょうか。

まとめ

簡単な紹介になりましたが、作業を管理することのイメージが出来たでしょうか。

仕事だけでなく、例えば、結婚式の準備とかでも使えそうですよね。
特に結婚式の2次会はいろんな人がかかわって作り上げることが多いので、そういった管理にも使えそうです。

自分で言って自分に刺さりました。
そんなことはこれからも縁がなさそうなので。

みなさんも活用できそうならTrelloを使って作業効率を上げてみましょう。



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