簡単にExcelの表で特定の項目だけ抽出して表示する方法

2021年1月27日

三国志外伝:戦姫覚醒

三国志外伝:戦姫覚醒

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Image by Julien Caruso from Pixabay
データを抜き出したかったら何が悪い!

dummy
わかるちゃん

項目が混在している表があるんですけど、これを特定の項目だけ抽出することはできるのでしょうか…。

データ集計の時に、特定の項目だけ抽出するのが大変で大変で…。
できないならせめて、項目ごとに並び替えだけでも…。

Excelで集計作業を行うときに、データがきちんと整理されていればいいのですが、いろんな項目が混在していることってありますよね。

そんな時に、自動で特定項目だけ抽出できれば便利です。

というわけで、今回は表の項目を自動で抽出する方法を解説します。

実例


運営している店舗のメニューごとの売り上げがあったとします。

dummy
マリちゃん

「おひとりさま」ってふざけた名前ね…。
乙女がそんなところに入れないわよ…。

dummy
トオル君

マリちゃんに合ってると思うけど…。
一人飲みばかりしてるし…。

dummy
マリちゃん

なっ…?!
トオルこそ年齢が彼女いない歴のくせに!

dummy
トオル君

それを言っちゃあ、おしまいだよ?!

dummy
わかるちゃん

(不毛な先輩たち…)

店名は置いといて、このように混在した表から項目を一つ一つ抜き出すのは骨が折れます。

また、本当の店舗運営の表だと、何百項目もあって、人力ではいくらやっても時間が足りないでしょう。

そこで、自動的に項目を抽出して表示できるようにしていきましょう。

「テーブルとして書式設定」を使う

まずは、表のどこでもいいので、クリックして選択しておきます。

次に「ホーム」タブの上部メニューに「テーブルとして書式設定」があるのでクリックします。


テーブルの書式一覧が出てくるので、好きなものを選択してクリックします。



「テーブルとして書式設定」ウィンドウが表示されて、範囲を設定できます。
この時は、自動認識で範囲を設定してくれます。

範囲は点線で示してくれるので、狙ったところが範囲になっているか確認しましょう。

確認後は「OK」ボタンをクリックします。



「OK」ボタンを押した後は、見出しに下向きの三角(▼)が付きます。
付かなかったら設定が失敗しているので、もう一度「テーブルとして書式設定」から設定しましょう。

データ抽出の方法


設定がすんだら、見出しの三角(▼)をクリックします。



メニューが表示されますが、下の方に項目とチェックボックスが表示されています。
このチェックボックスにチェックが付いている項目が表示されるので、項目を抽出したい場合は、抽出したい項目だけチェックを付けます。

「おひとりさま」だけにチェックを入れます。

「おひとりさま」の項目だけが抽出されました。

dummy
マリちゃん

「おひとりさま」だけになっちゃった!

dummy
わかるちゃん

(よっぽど気にしてるんですね・・・)

複数の条件で抽出できる


上の画像は「店名」に「おひとりさま」と「数量」に「10」を指定していますが、指定した条件に合致した項目だけが表示されています。
この例だとわかりにくいかもしれませんね。

実際にあるとしたら、社員名簿で「東京支社」「営業部」「売上」みたいな項目で抽出して絞ったりするような場合でしょうか。

dummy
トオル君

営業部の人間が売り上げで選別されて表示されるなんて恐怖でしかないな…。

dummy
マリちゃん

…。

dummy
わかるちゃん

…。

例えばの話です。

項目を並び替える

dummy
わかるちゃん

抽出じゃなくて、項目を見やすいように並び替えることってできますか?


項目の三角をクリックしたときのメニューの中に「昇順」「降順」があります。
並べ替えをしたい時はこれをクリックします。

「店名」の昇順にしたら、お店ごとの順に並び変わりました。


dummy
わかるちゃん

あの、すみません、商品の並びがバラバラなんですが、これも店名をそろえたうえで、商品を同じ順番に並び替えることはできますか…?


よく見ると、商品の並びは同じになっていませんね。
よく見てるなぁー。

その場合は、一度「商品」で「昇順」「降順」を行ってから、「店名」で「昇順」「降順」の並び替えをします。
まずは、「商品」で並び替えをします。



次に「店名」で並び替えをすると、「商品」の並びを同じにしたまま、お店ごとの並びにすることができました。

よかったですね、わかるちゃん。

抽出した項目で合計を出したい

dummy
トオル君

あれっ?

dummy
マリちゃん

どうしたの?

dummy

抽出しても合計が変わってねぇ!

dummy
マリちゃん

なんてぼったくりなお店なの!

dummy
トオル君

いや、そうじゃない…

合計はオートSUMであらかじめ出していましたが、この状態で抽出しても、合計は変わりません。
抽出した項目に応じて合計を出すには、設定をしないといけないのです。

抽出に応じた合計を出す方法は、別記事にて解説します。

dummy

大人の事情ですね…。

はい。
書いたらまた追記します。

追記
抽出した項目の合計を出す方法を解説しました。
>>>Excelで抽出した項目の合計を出す方法

おわりに

項目を抽出というのは、ともすればデータベースの出番なわけですが、Microsoftのaccessを使いこなすのは大変な労力がいります。

頑張って勉強しても、よくわからないまま終わるという人も多いでしょう。
ぼくのように。

そんなときに、Excelで代用できたら便利かなと思います。
今回の使い方も一種のデータベースのようなものなので使いこなせたら集計などが便利になるかと思います。

今回は以上です。

お疲れ様でした!

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