主作業を見極めて、ムダな作業を削減する!必要なふたつの視点とは

2019年8月28日





全部がムダ作業になってしまったら何が悪い!
モノを捨てた後はどのように整理を進めたらいいのでしょうか。

いらないものが無くなりすっきりした後は、残った必要なものを効率よく使用できる状況にすることで、生産性を上げていきましょう。

最終目的までの道のりを短くする

とある日のオフィス

dummy

あー、コピーコピー・・・。

dummy

げっ、インクトナーがないじゃん・・・。

dummy

しょうがないけど交換するか・・・。どこにあるんだ・・・?前は近くに置いてあったはず・・・?!

dummy

何やってるんですか?

dummy

インクトナーの替えが見つからなくて・・・。どこにしまってあったっけ?

dummy

じゃーん!ここです。

dummy

あっ、そんなところに・・・。キャビネットの中は反則だよなぁ・・・

dummy

・・・。

dummy

ど、どしたの?

dummy

いえ、スペースが空いてたからそこにしまっちゃったんです、私が。わかりづらかったですよね・・・

dummy

そうだね、わかりやすくしてくれてたら助かったかな。
まぁ、ドンマイドンマイ。

dummy

はい。

dummy

よし、トナーを替えて・・・トナーを替えるのってなんかわくわくするよね!

dummy

そ、そうですね

dummy

よし、交換終了!コピーも・・・出てきた。これで今日の仕事はおしまいっと

dummy

えっ、それを元に仕事をするんじゃないんですか?(まだ15時ですよ・・・)

dummy

うん、仕事をやった感が出たから、あとは定時まで時間つぶします

dummy

(本当にダメな先輩・・・)

人の動きの分類

人の動きは4つの動きに分類されます。

・主作業
・付随作業
・準備片づけ作業
・無駄な作業・例外な作業

この動きの中で、主作業のみが価値を生み出している行為で、それ以外の作業は価値を生み出していません。そのため、主作業以外を少なくすることを目標にします。

主作業を考える

上の会話の例で行くと、最終的な目的は「プリントアウトした資料を見る」になり、これが主作業になります。
ですが、それまでにかかっている作業があります。

・プリンターの所まで取りに行く
・トナーの替えを探す
・トナーを交換する

これらは主作業にたどり着くまでの手段なのですが、付随作業や準備片づけ作業に当てはまり、それ自体は価値を生み出す行為ではありません。

しかし、作業として実際に行っていると、仕事をしている感があり、手段を一生懸命こなして満足してしまう事もあります。

そういった作業は価値を生み出していないと認識することで、改善しようとしたり、なくしたりしようと思うことが出来ます。

上の行為の改善例はこちら

・プリンターの所まで取りに行く → プリンターを近くに移動させ、プリンターまでの距離を短くする
・トナーの替えを探す → 探さなくても分かるところに置く
・トナーを交換する → トナーの持ちがいいものに変える または 無駄なコピーを減らしてトナーの持ちをよくする

作業をなくす、短くすると考えれば改善例は結構浮かびますよ。

付随作業を減らすという視点ではなく、なくすという視点も持つ

現状の作業の改善として、工程を短くして効率を上げることは思いつきますが、見落としがちなのは、そもそもその工程をなくすことはできないか?という視点です。

プリンターでトナー交換は必要な事ですので、予備を買って、すぐに交換できるようにする、そしてその際に誰が交換することになっても、トナーの位置が分かるようにわかりやすいところに置くという事は思いつきます。

でも、例えば、トナー交換がいらない機種が開発されれば、トナー交換の時間がいらなくなります。
トナー交換がいらない機種は難しいので、替えのトナーをセットしておけば、トナーが無くなった時に自動で交換してくれるような機種でもいいです。
実際にそういう機種が今あるかはわかりませんが、そのような視点を持つことが大事ですね。

やらなくてはならない作業なのか、それともその作業がなくても成り立つものなのかを考えることも改善に結びつきます。

まとめ

一番必要な主作業は何かということを見極めることが出来れば、それ以外の作業は付随作業や準備片づけ作業・ムダ作業にあたります。

その中でどれを削っても問題ないか、どの部分を省略できるかを考えることで効率アップを図れますので、作業全体を見渡して主作業を見極めるところから始めてみましょう。