片づけ上手で仕事を効率化!整理整頓がもたらすメリットとは?

2019年8月28日




部屋が荒れ過ぎていたら何が悪い!

人を呼べない環境ですね。

みなさん職場はどういう状況でしょうか。

整理整頓がいき届いてますか?
それとも乱れっぱなし?

整理が出来ていない人は、それだけで損をしているかも知れません。
それならば整理を徹底して得をとっちゃいましょう。

整理整頓で無駄を省く

整理整頓されていない状態のままだと、たくさんの無駄が生じることがあります。

・場所
・時間
・取り違え
・アクセス時間

ひとつずつ見ていくことにしましょう。

場所

いらないもの、無駄なものをとっておくことは、それだけ物を保管しておく場所を必要としてしまいます。
スペースがあるから大丈夫!という事もあるかもしれませんが、その荷物の代わりに便利なものが置けたらスペースの有効活用になることでしょう。

無駄な荷物が占拠しているその場所を、例えばコーヒーサーバーがあったりしたら、筋トレマシンがあったとしたら、VR空間を構築する機器があったとしたら、今よりも有意義な毎日が過ごせると思いませんか?

そんな機器はいらない、ということでも、例えば倉庫。倉庫は自社で持っているのでなければ借りるしかありません。
自社で持っていても空調設備などを使えばランニングコストがかかりますよね。
無駄な荷物のせいで、そういうスペースを借りるという無駄な出費がかかっているとしたら、整理整頓でコストを削減できます。

時間

物があふれている場所は、目的のものを探しづらいというデメリットがあります。
探し物のために、毎回数分無駄にしているとすれば、年間では数十時間単位で無駄にしていることになります。

ちょっとの無駄を省くことは、将来の大きな時間を作ることになりますので、省ける無駄は省いておきましょう。

乱雑になっているように見えても、実は場所を把握していて

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自分はどこに何があるかわかっているから大丈夫

という事がよくありますが、現時点での話ですよね?今後さらに荷物が増えていったとしたら、把握しきれなくなるかもしれません。

また、仕事をしているスペースなんだとしたら、自分の机であっても、共有財産のひとつであります。
自分が不在の時に、代理の人に適切に物の在りかを伝えることが出来なければ迷惑をかける事になってしまいますので、きれいにしておくに越したことはありません。

取り違え

整理整頓ができていないときに発生するのは取り違えです。
特に何度もバージョン変更を行った資料などは、どれが最新なのか瞬時にわからないこともあります。

修正したのは、日付だったり、データの1か所だけだったりするとすぐにどれが最新かわかりづらいですよね。

その間違った資料を使って打ち合わせをしたりすると、間違ったまま話が進んでしまったり、間違ったものを持ってきたという事で信用を失ってしまう事にもなりかねません。

一つのミスを解消するのに、数倍の時間がかかってしまったり、または予定がずれこんでしまう事もあります。

乱雑になっているとミスをする確率も上がってしまいます。
「ついうっかり取り違え」をなくすためにも、整理しておくとよいでしょう。

アクセス時間

アクセス時間というのは、必要な道具を使うのにかかる時間のことです。

例えばプリンター。
プリンターは、大判の物も印刷できるようなものになると、プリンター自身のサイズも大きくなり、幅を取って邪魔になりますよね。
そうすると、設置場所が限られてきてしまいます。

印刷をかけて出力して、取りに行くまで片道20秒、往復で40秒かかるなんて会社もあるかもしれません。

ぼくの所属していたある会社は、プリンターが二つあったのですが、片方はすごく遠くて、まさに20秒以上かかってプリンターの前まで行っていました。
そうなると、プリント出力、取りに行くのサイクルにかける時間が、これまた年間を通してだと何時間にもなってしまいます。

プリンターを例にしましたが、他にもクリップやホチキス等が、個別に持っているのではなくて、ある一定の場所においてあるなんてこともありますよね。
これも、取りに行く時間を少なからず使ってしまっているので、アクセス時間のかからない場所に置いておくのも一つの方法であります。

よく使うものは身近に、使う頻度の低いものは遠くにという感じで配置しておきたいですね。

整理整頓のメリット

整理整頓のメリットは、もう上に書いたことと被ってしまいますが、以下の通りです。

・省コスト
・省時間
・ミスの低減

省コスト

売り上げを伸ばすのに確実な方法はないけれど、省コストは、無駄を省くことで実行できます。
ただ、省コストのためにできることに気づかないと省コストできません。

無駄にやるのではなく、効率よく意味のある省コストが必要になります。
それが、無駄なスペースを占拠していないかという視点です。

部屋の一角でもそうですし、自分の机でもそうです。
あるいは整然としているように見えるキャビネットの中も対象になりますよ。

必要なものと、そうでないものを区別するルールが必要になってきますが、それはまた別の回に。

省時間

煩雑な空間の中で探す時間を減らすことが出来れば、作業効率も上がってきます。
それに、省時間が出来るという事は余裕を持って仕事にあたれるという事でもあります。

いつも時間がない、という人は実作業に問題がなくても、整理整頓ができていなくて、実作業以外の部分で時間を取られてしまっている可能性もあります。
そういった整理整頓が苦手な方の作業効率を上げられるかもしれません。

あとは、省コストにもつながる話なのですが、時間を減らすという事は、作業が定時内に収まる可能性も上がります。
そうしたら残業代の節約にもなりますよね。

ミスの低減

会議資料のミスなら、まぁ何とかすぐに直して持ち込み直せばいいのですが、打ち合わせに出かけて、その時にミスがあるともう謝るしかありません(実話)。

ミスは起きてしまったのは仕方ないという考えではなく、きちんと整理整頓できていればそもそもミスが発生しなかったという視点に立つべきです。

ミスを犯すというのは余計な作業を無駄に発生させてしまっているとも言えますね。

余計な作業や無駄な作業は、肉体的にもそうなのですが、精神を披露させますね。
特に、1人じゃ収拾つかなくなって周りの人に手伝ってもらった時なんかは

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お前がミスしなければ、今頃家でのんびりしていたのに・・・・

と思われているようで肩身が狭くなります・・・。

取り違えによるミスをなくすためにも整理整頓を心がけましょう。

まとめ

無駄に散らかっている場合には、整理整頓をすることで得られるメリットがあります。
・コスト
・時間
の問題は人手不足になりがちな昨今の職場事情にも大きく影響してくるのではないかと思います。

周りを見渡して、無駄になっている部分はないかという視点で見てみると、改善点が見つかるかもしれませんよ。
そうではなくても、まずは自分の机周りが散らかっていたとしたら、片づけてみることをお勧めします。